Tipps & Tricks: Word allgemein

Sie können in Word auch Absätze sortieren lassen, ohne diese erst mühsam nach Excel und zurück kopieren zu müssen. Nachdem Sie die gewünschten Absätze markiert haben, öffnen Sie das Menü Tabelle Sortieren und finden im folgenden Dialog bereits "Absätze" als Sortierschlüssel angegeben.

Auch wenn dieser Befehl etwas unglücklich im Tabelle-Menü steht, funktioniert er trotzdem für normalen Text.

Oftmals wollen Sie bei der Arbeit an einem längeren Text am nächsten Tag an derselben Stelle weitermachen, an der Sie vorher geschrieben haben. Word kennt die letzten drei Cursorpositionen jederzeit (auch nach dem Schließen des jeweiligen Dokuments). Sie können dorthin mit Shift+F5 (Umschalt+F5) springen.

AutoTexte werden scheinbar wahllos immer in der allgemeinen Dokumentvorlage "Normal.dot" gesammelt. Das passiert aber nur, wenn Sie diese Texte mit Einfügen AutoText Neu speichern.

Wählen Sie nach dem Markieren des zu speichernden Textteils hingegen Einfügen AutoText AutoText, können Sie im anschließend angezeigten Dialog im unteren Listenfeld die gewünschte Dokumentvorlage auswählen. Wenn die AutoTexte in einer anderen Dokumentvorlage gespeichert werden sollen, muss diese dem aktuellen Dokument vorher zugewiesen sein.

Die aufmerksame Betrachtung der bereits vorhandenen AutoTexte zeigt Ihnen, dass diese offenbar in verschiedenen Untermenüs wie Anrede, Betreffzeile o.ä. angezeigt werden. Dabei handelt es sich schlicht um die Namen der Formatvorlagen. Wollen Sie also Ihre neuen Textbausteine im Untermenü Rechnung wiederfinden, müssen Sie zuerst eine Formatvorlage "Rechnung" erfinden (die Texte dürfen trotzdem abweichend formatiert sein) und dann die AutoTexte speichern.

Es ist ziemlich lästig, immer wiederkehrende chemische Formeln mit dem mühsamen Hoch- und Tiefstellen der Ziffern einzugeben. Nutzen Sie stattdessen die AutoKorrektur, denn diese kann auch formatierte Texte speichern. Markieren Sie eine korrekt eingegebene Formel wie und klicken auf Extras AutoKorrekur-Optionen. Dort geben Sie bei Ersetzen ein einfaches Textstück zum späteren Austausch wie "/alk/" ein und wählen daneben "durch formatierten Text". Dabei wird die komplette Formatierung des markierten Textes übernommen, auch Farben. Damit die AutoKorrektur überhaupt aktiv ist, muss "während der Eingabe ersetzen" angeklickt sein. Der schließende Schrägstrich in diesem Beispiel sorgt übrigens dafür, dass die Ersetzung nicht erst auf das folgende Leerzeichen wartet.

Wenn Sie Texte erhalten oder in ein Dokument importieren müssen, gibt es regelmäßig solche, bei denen die Formatierungen oder Einrückungen mit Leerzeichen vorgenommen wurden. Das ist natürlich völlig unbrauchbar für eine vernünftige Arbeit in Word.

In einem solchen Fall bietet das Menü Bearbeiten Ersetzen eine gute Möglichkeit, diese überflüssigen Leerzeichen zu entfernen. Sie können im dort erscheinenden Dialog bei Suchen nach ^l eingeben, den Word-internen Code für so genannte Leerflächen, also ein oder mehrere Leerzeichen hintereinander. Diese ersetzen Sie durch ein einziges Leerzeichen und finden den Text anschließend gesäubert.

Änderungen an Formatvorlagen betreffen meist auch die dem Dokument zugrundeliegende Dokumentvorlage (".dot"-Datei), vor allem, wenn im FormatvorlageÄndern-Dialog "zur Vorlage hinzufügen" angekreuzt wurde. Aber: wie speichern Sie so eine unsichtbar geöffnete Datei?

Halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt und klicken dann erst das Datei-Menü an. Dann ändert sich der Menüeintrag Speichern in Alle speichern. Gleiches gilt übrigens für den Menüeintrag Schließen, der dann in Alles schließen geändert wird.

Unglaublich gut versteckt ist bei Word die Möglichkeit, eine Datei mit einer vorgegebenen Seitenzahl beginnen zu lassen. Es wäre ja wohl auch geradezu langweilig, dies unter Datei Seite einrichten oder Datei Eigenschaften oder wenigstens Extras Optionen zu suchen.

Tatsächlich steht es schon seit vielen Word-Versionen unter Einfügen Seitenzahlen. "Einfügen", wer hätte das gedacht! Und es geht noch besser, denn dort müssen Sie auf die Schaltfläche Format klicken, um einen weiteren Dialog zu öffnen. Dort endlich können Sie die gewünschte Seitennummerierung eingeben und mit OK bestätigen.

Achtung, den jetzt wieder sichtbaren ersten Dialog dürfen Sie nicht ebenfalls mit OK bestätigen, denn dann wird außer der Start-Seitenzahl auch noch Ihre mühsam gestaltete Kopf- oder Fußzeile ersetzt! Diesen Dialog sollten Sie normalerweise einfach Schließen.

Sie müssen zu einem längeren Text eine Zusammenfassung schreiben? Dann lassen Sie Word (ab Version 2000, vorher nur englische Texte) das doch machen! Mit dem geöffneten Dokument rufen Sie das Menü Extras AutoZusammenfassen auf.

Im folgenden Dialog können Sie zu Testzwecken am besten "Neues Dokument erstellen, welches die Zusammenfassung erhält" auswählen, da sich eine nicht gelungene Zusammenfassung so am einfachsten löschen lässt. Geben Sie zusätzlich die Länge der Zusammenfassung an, wahlweise in Prozent oder Anzahl der Wörter/Sätze.

Natürlich kann Word den Text nicht inhaltlich analysieren, sondern stützt sich offenbar auf häufige Schlüsselwörter oder die Absatzlänge. Aber das Ergebnis kann sich als Basis für eigene Überarbeitungen sehen lassen.

In Word 97 tauchten erstmals die gefährlichen Zentral- und Filialdokumente auf, die sich offensichtlich durch die regelmäßige Zerstörung der beteiligten Dokumente unbeliebt gemacht haben. Sollten Sie beispielsweise ein Buch mit vielen Kapiteln zu schreiben haben, empfiehlt sich folgende Technik: erstens natürlich eine Dokumentvorlage mit allen Formatvorlagen und Kopf-/Fußzeilen, zweitens schreiben Sie jedes Kapitel in einer eigenen Datei.

Irgendwann werden Sie aber auch einen Gesamtüberblick mit durchgängigen Seitenzahlen und Inhaltsverzeichnis benötigen. Das wäre der verhängsnisvolle Moment für die Einrichtung eines speziellen Zentraldokuments gewesen. Legen Sie stattdessen auf Grundlage der Dokumentvorlage einfach ein leeres Dokument an. Darin fügen Sie mit Strg+F9 ein leeres Feld mit dem manuell eingegebenen Inhalt INCLUDETEXT KapitelX.doc (es sieht also insgesamt so aus: {INCLUDETEXT KapitelX.doc}, falls die Feldansicht mit Alt+F9 umgeschaltet ist) an. Das wiederholen Sie für jedes weitere Kapitel.

Sie können weiterhin alle "KapitelX.doc"-Dateien einzeln bearbeiten und brauchen das Gesamtdokument eigentlich nur für den endgültigen Ausdruck oder die richtigen Seitenzahlen. Sie können aber sogar im Gesamtdokument arbeiten und die Änderung mit Strg+Umschalt+F7 wieder in die jeweilige "KapitelX.doc"-Datei zurückschreiben lassen. Das ist vor allem für generelle Bearbeiten Ersetzen-Aktionen sehr praktisch.

Wenn Sie nicht den kompletten Text im Gesamtdokument haben, sondern nur ein Inhaltsverzeichnis erstellen wollen, ändern Sie die Felder in {RD KapitelX.doc} (RD steht dabei für Referenced Document). Anschließend fügen Sie mit Einfügen Referenz Index und Verzeichnisse ganz normal ein Inhaltsverzeichnis ein.